Voyages d'affaires à l'étranger les étapes incontournables !

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A l’ère de la mondialisation, les voyages d’affaires sont essentiels aux entreprises qui échangent et collaborent avec des clients ou partenaires basés à l’étranger. Ils contribuent de manière essentielle au développement de l’entreprise et renforce la présence de la marque à l’international en créant des liens de proximité et en consolidant les réseaux professionnels.

Selon les dernières prévisions de la Global Business Travel Association (GBTA), les dépenses en voyage d'affaires devraient atteindre 1357 milliards de dollars en 2023 (contre 1430 milliards en 2019). L'accélération devrait ensuite se poursuivre dans les années à venir, à 1517 milliards de dollars et jusqu'à 1782 milliards de dollars en 2027 !

La Chine est le pays numéro 1 pour les dépenses en voyages d'affaires, à 360 milliards de dollars en 2023 (+39% en un an), juste devant les États-Unis (329 milliards, +25%). L'Allemagne complète le podium loin derrière (69 milliards) ? puis suivent le Japon, le Royaume-Uni et la France (41 milliards, +28%).

 

Les principales étapes pour un voyage d’affaire serein :

 

Préparer un voyage d’affaire peut très vite devenir un vrai casse-tête qui vient pénaliser vos tâches habituelles jusqu’au jour du départ et même pendant toute la durée de votre déplacement professionnel.  Il est conseillé de rédiger une check-list de tout ce que vous devez avoir sur vous pour réaliser à bien votre mission une fois sur place, mais surtout pour vous aider à avoir l’esprit tranquille quelques heures avant le départ et au cours de votre déplacement professionnel. Ainsi, cette check-list devra forcément se coupler à une to-do list.

 

  • Dans un 1er temps, vous devrez définir les raisons et objectifs précis de votre voyage d’affaires. Ils peuvent être multiples, rendez-vous clients, démarchage pour de nouveaux marchés, salon professionnel, conférence, visite de nouveaux locaux…Elaborez ensuite une feuille de route en listant les rendez-vous clé et les points importants de votre voyage. Listez les personnes que vous devrez rencontrer et les lieux dans lesquels vous aurez à vous rendre.
  • Pensez à vérifier la situation du pays dans lequel vous souhaitez vous rendre en consultant le guide des voyageurs du Ministère des Affaires Etrangères. Vous serez ainsi informé d’éventuelles restriction d’ordre sécuritaire ou sanitaire.
  • Assurez-vous de la validité de tous vos documents de voyage, CNI pour un voyage en Europe, passeport, visa, autorisation de séjour…
  • Réservez un hébergement et des moyens de transports adaptés aux voyages d’affaires. Vérifiez avec votre entreprise si elle dispose de partenariats ou de programmes fidélité.
  • Assurez-vous que vos moyens de paiement sont valides à l’étranger. Prévoyez aussi un peu de monnaie locale pour vos petites dépenses. Et surtout, soyez au clair sur la politique de dépenses et la politique de déplacement de votre entreprise pour éviter tous désagréments à votre retour en France.
  • Prévoyez un forfait mobile compatible et assurez-vous d’avoir suffisamment d’accès à Internet lors de voyage N’oubliez pas non plus de vous procurer un adaptateur de prise électrique pour votre téléphone comme pour votre PC portable. La forme des prises variant d'un pays à l'autre, vous éviterez ainsi de vous retrouver à court de batterie en pleine présentation.
  • Rendez vos documents de travail accessibles. Pour éviter tout problème sécurisez vos documents en le mettant sur deux supports différents (clé USB et boite mail par exemple), en cas de panne de l’un, vous aurez tout de même accès à vos présentations, documents financiers, comptables ou autres. Bien sûr, prévoyez des traductions dans la langue de vos interlocuteurs afin d’éviter la barrière de la langue et de renforcer l’impact de votre communication. Enfin, pensez à vous munir d’un stock suffisant de cartes de visite, indispensables dans tout déplacement professionnel. Particulièrement aux Etats-Unis ou en Asie où l’échange de carte de visite est obligatoire. Son absence peut ruiner un contact professionnel !
  • Gérez votre absence du bureau. Pour éviter l’accumulation de mails non lus et de messages en absence, mettez en place un mail automatique d’absence et enregistrez un message d’absence sur votre portable. Indiquez vos dates d’absence et éventuellement les coordonnées d’un collègue à contacter en cas d’urgence.
  • En dernier lieu, prévoyez des vêtements professionnels, adaptés au climat, à la culture du pays de destination. Mais également adéquats en fonction des évènements auxquels vous allez assister. Un gala ne se prépare pas de la même façon qu’une réunion tant dans la présentation que dans la tenue vestimentaire.

 

Si vous avez des besoins récurrents, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée dans l’organisation des voyages d’affaires. Et concernant vos traductions, là encore contactez des professionnels. Notre Agence accompagne les cadres et dirigeants d’entreprises et garantit des traductions officielles, quelle que soit la langue requise.

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